Jakarta (Lampost.co)–Masa pandemi covid-19 belum berakhir, hingga memaksa banyak orang melakukan self quarantine di rumah masing-masing. Bagi perusahaan, penggunaan aplikasi time attendance online menjadi satu-satunya solusi ketika pemerintah menerapkan kebijakan Work From Home (WFH).
Bagi perusahaan yang sebelumnya belum pernah menerapkan Work From Home atau bekerja dari rumah, ini merupakan kondisi “the new normal”. Artinya selain menjadi sebuah tantangan, mereka juga perlu beradaptasi dengan situasi yang tidak biasa namun disisi lain mereka tetap harus mempertahankan roda bisnis mereka.
Aplikasi time attendance dengan teknologi cloud (cloud computing) sebenarnya sangat membantu mengelola absen karyawan terutama bagi perusahaan yang belum pernah menerapkan WFH. Fungsi utama aplikasi ini menyimpan sekaligus mengolah data karyawan. Hal tersebut tentu sangat menguntungkan bagi Human Resource (HR) dalam mengelola absen termasuk penghitungan gaji karena lebih hemat waktu dan juga tenaga.
Apa yang Dimaksud dengan Time Attendance?
Time attendance adalah sistem pencatatan daftar kehadiran karyawan yang dapat dilakukan secara online melalui perangkat digital yang terhubung dengan koneksi internet. Perlu Anda tahu, sistem time attendance saat ini juga tersedia dengan beragam fungsionalitas.
Jadi, sistem ini tidak hanya akan mencatat daftar kehadiran karyawan saja namun juga mampu membantu tim HRD untuk melakukan beberapa tugas yang lain. Beberapa diantaranya seperti:
? Menghitung total jam kerja karyawan baik secara harian, mingguan, atau bulanan.
? Melacak lokasi tim sales bekerja saat berada di lapangan.
? Mengelola jumlah cuti atau izin kerja karyawan.
? Melacak aktivitas karyawan dari layar perangkat desktopnya (screen monitoring)
? Terintegrasi dengan sistem payroll untuk memudahkan proses penggajian karyawan, dan masih banyak lagi.
Dengan berbagai fungsi di atas, tentu sistem time attendance dengan fitur yang lengkap bisa memudahkan tugas-tugas HRD. Selain itu, sistem ini juga akan menjaga produktivitas karyawan baik untuk mereka yang bekerja secara onsite, hybrid, ataupun remote.
Saat ini, sistem time attendance tersedia dalam dua jenis yaitu:
? Time attendance berbasis on premise: data-data terkait karyawan yang sudah dikumpulkan akan disimpan di dalam database dan server miliki perusahaan Anda sendiri.
? Time attendance berbasi cloud: data-data terkait karyawan yang sudah dikumpulkan akan disimpan di pusat data server dari provider aplikasi time attendance digital yang Anda gunakan.
Mengapa Banyak Perusahaan Beralih Menggunakan Aplikasi Time Attendance Digital?
Terdapat beberapa alasan mengapa aplikasi time attendance digital saat ini menjadi pilihan banyak perusahaan. Berikut beberapa diantaranya.
1. Lebih Efektif Dan Efisien
Aplikasi time attendance digital jauh lebih efektif dan efisien untuk digunakan jika dibandingkan dengan sistem absensi konvensional. Sebagai contoh, mesin absensi fingerprint membutuhkan waktu yang lama untuk memindai sidik jari dan mencatat kehadiran karyawan. Terkadang sistem juga kesulitan saat memindah sidik jari terutama ketika tangan karyawan dalam kondisi kotor atau basah.
Di sisi lain, time attendance bisa mencatat daftar kehadiran secara lebih cepat hanya dengan satu klik saja. Selain itu, aplikasi juga dapat diinstal pada masing-masing perangkat karyawan sehingga mereka tidak perlu mengantri saat ingin melakukan clock in atau clock out.
2. Memiliki Beragam Fungsionalitas
Banyak perusahaan memilih time attendance juga karena beragam fungsionalitas yang ditawarkannya. Mesin absensi konvensional pada umumnya hanya bisa mencatat daftar kehadiran karyawan. Berbeda dengan sistem time attendance yang dikembangkan dengan berbagai fitur sehingga dapat melakukan berbagai hal mulai dari mencatat jam kehadiran, melacak total jam kerja, mengelola cuti dan gaji, manajemen tugas, dan masih banyak lagi.
3. Ingin Menggunakan Sistem Kerja Fleksibel
Semenjak pandemi Covid-19 hadir sampai saat ini, banyak perusahaan yang menerapkan sistem kerja fleksibel seperti remote working atau Work From Home. Oleh karena itu, perusahaan membutuhkan sistem absensi yang bisa diakses dimana saja dan aplikasi time attendance digital ini hadir sebagai solusinya.
Selain itu, memantau karyawan dari jauh merupakan tugas yang tidak mudah. Namun dengan aplikasi time attendance digital ini, Anda bisa tetap memantau kinerja dan produktivitas karyawan secara real time.
Aplikasi time attendance digital memiliki beragam fitur yang bisa memantau kinerja karyawan Anda. Salah satu contohnya adalah fitur screen monitoring yang mampu membuat desktop screenshot pada perangkat laptop karyawan. Dengan adanya fitur ini, perusahaan dapat mengawasi karyawan sehingga mereka tidak melakukan aktivitas-aktivitas yang tidak ada hubungannya dengan pekerjaan seperti menonton film, bermain media sosial, atau yang lain.
4. Lebih Menghemat Pengeluaran
Apabila dibandingkan dengan mesin absensi konvensional, penggunaan aplikasi time attendance digital juga dinilai dapat menghemat pengeluaran kantor. Saat perusahaan menggunakan aplikasi time attendance digital, maka Anda hanya perlu menginstal aplikasi di dalam perangkat laptop maupun smartphone karyawan. Aplikasi tersebut juga bisa digunakan oleh ratusan karyawan secara sekaligus. Berbeda dengan mesin absensi konvensional dimana perangkat harus dipasang di dalam gedung. Jika perusahaan Anda memiliki banyak cabang, tentu Anda membutuhkan lebih banyak perangkat mesin absensi konvensional agar bisa digunakan oleh seluruh karyawan.
5. Centralized Storage atau Penyimpanan Terpusat
Aplikasi time attendance saat ini umumnya menyediakan centralized storage yaitu sejenis database di mana informasi akan disimpan dan di-maintain pada satu pusat data. Dengan kemampuan tersebut, maka ketika tim HRD ingin mencari data karyawan yang berada di lokasi yang berbeda dengan dirinya sehingga mereka bisa tetap mengaksesnya dengan mudah. Tim HRD cukup membuka aplikasi time attendance digital dan tidak perlu datang ke lokasi cabang tersebut.
Tips Mudah Mengelola Absen Karyawan dengan Aplikasi Time Attendance Online
Nah, jika Anda mengalami kesulitan mengantisipasi ketika muncul masalah saat mengelola absen karyawan secara online, begini tips yang perlu diperhatikan.
1. Tentukan Jam Mulai Bekerja
Pastikan Anda sudah menentukan jam mulai bekerja. Berikutnya, persiapkan berbagai hal yang akan dilakukan esok hari di hari sebelumnya. Hal ini penting supaya semua aktivitas pekerjaan dilanjutkan dengan lebih siap. Hal yang perlu digarisbawahi, tetapkan jam mulai bekerja sesuai kemampuan Anda.
2. Tentukan Berapa Jam Waktu Bekerja
Satu hal krusial untuk tetap mempertahankan berapa total jam kerja per-hari. Minimal harus mendekati total jam kerja di kantor. Berdasarkan UU Ketenagakerjaan Indonesia, normalnya jam kerja adalah 8 jam per-hari. Ikuti ketentuan tersebut supaya Anda masih punya waktu untuk melakukan aktivitas lain diluar pekerjaan kantor.
3. Tentukan Jam Istirahat
Dalam dunia kerja, penerapan “all work and no play” sebenarnya bukan sistem yang bagus, bahkan ketika kondisi work from home sekalipun. Kadang istirahat atau break dinilai sebagai rutinitas yang membuang waktu, meskipun kadang faktanya adalah sebaliknya.
Pada prinsipnya karyawan membutuhkan suntikan motivasi serta kemampuan yang ideal untuk mengembalikan performanya dalam bekerja. Dengan demikian antara bekerja dan beristirahat harus balance. Jika sudah ada keseimbangan, karyawan kembali punya semangat dalam bekerja dengan pikiran yang lebih fresh.
4. Tentukan Jam Berhenti Bekerja
Dalam setiap harinya ada kemungkinan tugas yang wajib Anda selesaikan tidak kecil. Bahkan mungkin hal biasa jika tugas tersebut membutuhkan waktu lebih lama dibanding jam kerja normal yang sudah ditentukan. Karena itu biasakan mengukur cepatnya satu tugas dan sebisa mungkin memprioritaskan pekerjaan yang mudah terlebih dulu.
Kendati demikian, jika kondisi tidak sesuai dengan yang Anda prediksi, tetapkan jam berapa Anda harus berhenti serta jam berapa esok harus melanjutkan pekerjaan.
5. Gunakan Aplikasi time attendance untuk Time Tracking
Work from home memang menjadi tantangan yang harus dihadapi banyak orang di tengah wabah Covid-19 seperti saat ini. Bagi yang belum terbiasa mungkin terasa mudah membuat jadwal namun tidak demikian ketika harus mengikutinya.
Sejalan dengan kemajuan teknologi, saat ini cukup banyak aplikasi penghitung waktu atau time tracking yang berfungsi membantu Anda untuk tetap menjalankan aktivitas sesuai dengan jadwal. Sistem kerjanya, software ini akan memberitahu berapa banyak waktu yang Anda habiskan saat bekerja dan juga membuat jadwal harian termasuk aktivitas di rumah.
Di samping itu, untuk mempermudah karyawan melakukan absen di tengah kebijakan work from home, Anda juga wajib menggunakan aplikasi time attendance karyawan online. Talenta dengan fitur baru Live Attendance memungkinkan bagi setiap karyawan melakukan absen dari rumah tanpa perlu menggunakan fingerprint maupun time cards. Aplikasi time attendance Talenta berbasis cloud sehingga dapat diintegrasikan dengan sistem lain termasuk penghitungan gaji karyawan.
Talenta adalah salah satu merk HRIS (human resources information system), yakni software (perangkat lunak) untuk manajemen sumber daya manusia. Software HRIS biasanya bertujuan mengurangi beban kerja administrasi di bidang penggajian, perpajakan karyawan, absen, dan performance appraisal.
Selain itu, Talenta juga menyediakan fitur mobile friendly yang disebut mobile employee self service yang dapat memudahkan karyawan untuk mengakses Talenta melalui smartphone atau gadget masing-masing. Fitur-fitur yang disediakan Talenta juga dilengkapi dengan detail-detail sehingga memudahkan karyawan dalam melakukan pekerjaan. Misalnya, pada fitur payroll, komponen seperti bonus, tunjangan, pajak, insentif, dan lain-lain ditambahkan. Dengan demikian perhitungan akan menjadi lebih efisien dan efektif.
Kelebihan Mekari Talenta:
1. Fitur yang Disajikan Sangat Berlimpah
Keunggulan dari Mekari Talenta ini salah satunya adalah fitur yang dibawakan sangat banyak dan berlimpah. Mulai dari pinjaman tunai, halaman recruitment, halaman cuti custom, hingga pengumuman karyawan pun disediakan oleh Mekari Talenta ini, berikut ini detail fiturnya :
• Fitur payroll, fitur ini membantu perusahaan menghitung dan bisa membayar payroll karyawan secara otomatis setiap bulannya. Proses payroll lebih efektif dan efisien karena tidak harus dilakukan di kantor.
• Fitur manajemen waktu, maka tim HR perusahaan bisa dengan mudah melakukan otomatisasi proses cuti karyawan dan lemburan yang dilakukan.
• Fitur absensi mobile, maka seluruh karyawan bisa melakukan absensi dengan mudah kapan dan dimana saja. Fitur ini juga memudahkan tim HR dalam melakukan pengawasan pada absensi karyawan sewaktu-waktu.
• Fitur database karyawan, dapat membantu HR dalam melakukan pengelolaan data dan informasi terkait karyawan. Mulai dari data personal, informasi tunjangan, hingga fasilitas yang berhak diterima karyawan sesuai kontrak kerjanya.
2. Kostumisasi yang Sangat Terperinci
Semua hal yang diatur di dalam Talenta diatur secara sangat terperinci, di sini bahkan bisa membuat rumus cuti sendiri dan rumus denda sendiri.
3. Tim Support yang Efektif dan Responsive
Tidak usah bergelut dengan BOT ketika memberikan keluhan atau komplain, CS dari Talenta akan dengan sigap membantu dalam hitungan menit saja.
Dalam aplikasi Talenta ini juga sering diadakan promo dan diskon yang berakibat pada harga yang bisa lebih murah dari harga normal. Tentu saja hal ini bisa dikatakan angin segar untuk perusahaan yang ingin menggunakan Talenta sebagai sistem payroll mereka namun dengan anggaran yang terbatas.
Apalagi untuk kondisi sekarang ini di mana karyawan lebih sering Work From Home, menggunakan Talenta tentu akan sangat membantu dalam hal pengkondisian karyawan dengan sistem otomatisnya yang akan sangat membantu perusahaan.
Adanya fitur-fitur ini maka tentu saja pengelolaan sumber daya di dalam perusahaan jauh lebih baik dan lebih optimal. Anda bisa lihat website resminya di https://talenta.co dan pilihlah produk serta layanan mana yang sesuai dengan kebutuhan bisnis Anda.
Discussion about this post